VERBİS’E KAYIT SÜRESİNİN UZATILMASI HAKKINDA DUYURU

Veri Sorumlulari Siciline Kayit Yükümlülügüne Iliskin Kurulca Belirlenen Tarihler Hakkinda 2019/387 Sayili Kurul Karar Özeti

Bilindigi üzere 6698 sayili Kisisel Verilerin Korunmasi Kanununun (Kanun) 16 nci maddesi geregi, kisisel verileri isleyen gerçek ve tüzel kisiler, veri islemeye baslamadan önce Veri Sorumlulari Siciline kaydolmak zorundadir.

Veri Sorumlulari Sicili, Kisisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) gözetiminde Baskanlik tarafindan kamuya açik olarak tutulmaktadir. Bu amaçla olusturulan ve kisa adi VERBIS olan Veri Sorumlulari Sicil Bilgi Sistemine, kayit yükümlülügü kapsamindaki veri sorumlularinca islemekte olduklari kisisel verilerle ilgili bilgi girisi yapilmasi gerekmektedir.

Veri Sorumlulari Sicilinin kamuya açik olarak tutulmasi; kisisel verisi islenen gerçek kisilere, kendi verileri üzerinde kontrolün saglanabilmesi imkâni sundugundan VERBIS, seffaflik ve hesap verebilirlik özelligi ile ön plana çikmaktadir.

Sicile kayit yükümlülügü, kisisel veri islemekte olan gerçek veya tüzel kisiler için Kanunla getirilmis bir yükümlülük olup bu yükümlülüge uyulmamasi halinde yaptirim öngörülmüs olmakla birlikte asil hedeflenen; kisisel verilerin islenmesinde seffafligin saglanmasi, veri sorumlularinin Kanuna uyumu konusunda özen göstermeleri, kisisel veri islenmesinin disiplin altina alinmasi, kisisel verisini isledigi kisilere hesap verebilmesi, kisisel verilerin gelisigüzel islenmesinin önüne geçilmesi ve bu konuda bir kültür ve farkindalik olusmasinin saglanmasidir.

Kayit yükümlülügünün yerine getirilmesi ile ilgili tarihler de Kanunun geçici 1. maddesine istinaden Kurul tarafindan belirlenerek asagidaki gibi ilan edilmistir:

VERBIS üzerinden yapilan degerlendirme sonucunda, bazi veri sorumlularinca söz konusu basvuru formlarinin Baskanligimiza iletilmesi ile yükümlülügün yerine getirilmis oldugu düsünülerek bildirim yapilmadigi gözlemlenmektedir. Irtibat kisisi tarafindan “Sicile kayit” butonu ile giris yapilarak bildirimin tamamlanmasi ve sistem üzerinden iletilmedigi takdirde Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünün yerine getirilmemis olacaginin bilinmesinde fayda görülmektedir.Bilindigi üzere, Kanunun 16 nci maddesinde istisna kapsaminda olmayan veri sorumlulari için getirilmis olan yükümlülük, kayit ve bildirim yükümlülügünün yerine getirilmesidir. Bu kapsamda veri sorumlularinin, önce VERBIS’e giris yaparak basvuru formunu sistem üzerinden olusturmasi ve bu formu Kuruma kargo / posta / elden iletilmesi veya Kayitli Elektronik Posta (KEP) araciligiyla iletmesi gerekli görülmektedir. Basvuru formunun iletilmesi üzerine Kurum tarafindan kendisine iletilen “kullanici adi” ve “parola” ile VERBIS’e giris yaparak bildirimi gerçeklestirmesi gerekmektedir.

Öte yandan veri sorumlularinca, Kurul kararinda öngörülen sürede kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirmek amaciyla son günlerde yogun bir sekilde basvuru ve VERBIS üzerinden bildirim iletildigi gözlemlenmektedir.

Veri sorumlularina, 6698 sayili Kanunla Sicile kayit ve bildirim yükümlülügü getirilmis olmasinin amaci;

• Kisisel verilerin islenmesinde seffafligin,
• Kisisel verilerin gelisigüzel islenmesinin önüne geçilerek bu alanda veri sorumlularinin kisisel veri islemesi faaliyetlerinin disiplin altina alinmasinin,
• Kisisel verilerin korunmasi alaninda toplumun tüm kesimlerinde kültür ve farkindalik olusmasinin, veri sorumlularinin kisisel verisini isledigi kisilere hesap verebilmesinin,
• Veri sorumlularinin Kanuna uyumunun,
• Istisna kapsaminda olmayan tüm veri sorumlularinin Sicile kaydolmasinin

saglanmasidir.

Bu amaçlardan da anlasilacagi üzere Sicile kayit ve bildirim yükümlülügü, sadece süresinde VERBIS’e kayit olunmasini degil, bununla birlikte VERBIS’e beyan edilen bilgilerin tüm kisisel veri isleme faaliyetlerini kapsayacak sekilde dogru, güncel ve güvenilir bilgilerin de beyan edilmesini kapsamaktadir.

VERBIS veri tabani üzerinden özellikle son günlerde iletilen bildirimlerle ilgili olarak yapilan arastirmada, bazi bildirimlerde islendigi beyan edilen kisisel verilerle isleme amaçlarinin, aktarim gerçeklestirildigi beyan edilen alici/alici gruplarinin, veri konusu kisi gruplarinin, alinan teknik ve idari tedbirlerin, özel nitelikli kisisel veriler için alinmasi gereken yeterli önlemlerin, yurtdisina veri aktariminin ve saklamaya iliskin beyan edilen sürelerin örtüsmedigi, bu konuda ciddi yanlisliklarin ve Kanuna/yönetmeliklere aykiriliklarin oldugu görülmektedir.

Bu durumun nedenlerinden birisinin de Kanunun 18 inci maddesinde öngörülen yaptirimlarla karsilasmamak adina Kurul tarafindan belirlenen süre içerisinde bir kayit gerçeklestirmek oldugu anlasilmaktadir.

Kanunun 16 nci maddesinde Sicile iliskin bazi hükümler yer almis olup diger usul ve esaslarin da yönetmelikle düzenlenecegi ifade edilmistir. Buna istinaden 31.12.2017 tarihli Resmi Gazetede yayimlanarak yürürlüge giren Veri Sorumlulari Sicili Hakkinda Yönetmeligin 5 inci maddesinde;

“ç) Sicile kayitla yükümlü olan veri sorumlulari, Kisisel Veri Isleme Envanteri hazirlamakla yükümlüdür. Sicil basvurularinda Sicile açiklanacak bilgiler Kisisel Veri Isleme Envanterine dayali olarak hazirlanir.

d) Kanunun 10 uncu maddesinde veri sorumlulari için belirtilen aydinlatma yükümlülügünde, Kanunun 13 üncü maddesinde belirtilen ilgili kisi basvurularinin yanitlanmasinda ve ilgili kisiler tarafindan açiklanacak açik rizanin kapsaminin belirlenmesinde kisisel veri isleme envanterine dayali olarak Sicile sunulan ve Sicilde yayinlanan bilgiler esas alinir.

e) Veri sorumlulari, Sicile sunulan ve Sicilde yayinlanan bilgilerin eksiksiz, dogru, güncel ve hukuka uygun olmasindan sorumludur. Veri sorumlularinin Sicile kaydolmasi Kanun kapsamindaki diger yükümlülüklerini ortadan kaldirmaz.”

hükümleri yer almistir.

Buna göre, veri sorumlularinin VERBIS’e kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirirken öncelikle kisisel veri islenmekte olan tüm süreçleri içerecek sekilde kisisel veri isleme envanteri hazirlanmasi ve VERBIS’e bildirim yapilirken gelisigüzel degil söz konusu envanter baz alinarak giris yapilmasi gerekmektedir.

Ayrica, Kanunun 16 nci maddesinde Sicile girilen bilgilerde meydana gelen degisikliklerin derhâl Baskanliga bildirilecegi hükmü ile Veri Sorumlulari Sicili Hakkinda Yönetmeligin 13 üncü maddesinde yer alan “Veri sorumlulari, Sicilde kayitli bilgilerde degisiklik olmasi halinde meydana gelen degisiklikleri, degisikligin meydana geldigi tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBIS üzerinden Kuruma bildirir.” hükmü geregi gerekli güncellemelerin belirtilen sürede yapilmasi gerekmektedir.

Veri sorumlularinca Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünün yerine getirilmesi amaciyla VERBIS’e girilen bilgiler üzerinden Kurul tarafindan yapilan arastirma ve degerlendirme sonucunda;

a) Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünün yerine getirilmesi kapsaminda;

• Bazi veri sorumlularinin sadece kayit basvuru formunu ilettiginin görüldügü, Kanunun 16 nci maddesinde yer alan yükümlülügün kayit ve bildirimi kapsadigi, bu nedenle Kurumca iletilen “kullanici adi” ve “parola” ile VERBIS’e giris yapilarak kisisel veri isleme faaliyetlerine iliskin bildirimin tamamlanmasi gerektiginin,
• Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünün asil amacinin kisisel veri islemede seffaflik, kisisel verilerin gelisigüzel islenmesinin önüne geçilerek kisisel veri isleme faaliyetlerinin disiplin altina alinmasi, bu alanda kültür ve farkindalik olusmasi, veri sorumlularinin kisisel verisini isledigi kisilere hesap verebilmesi, veri sorumlularinin Kanuna uyumu ve istisna kapsaminda olmayan tüm veri sorumlularinin Sicile kaydolmasinin saglanmasi oldugunun,
• Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünün sadece Kanunda öngörülen yaptirimlarla karsilasmamak adina süresi içerisinde bir kayit gerçeklestirmek olarak anlasilmamasi gerektiginin, bu amaca yönelik kayit ve bildirimlerin Kanuna aykirilik teskil edebileceginin,
• Özellikle son zamanlarda VERBIS’e iletilen bildirimler incelendiginde, birçok bildirimde kisisel veriler ile isleme amaçlari, alici/alici gruplari, veri konusu kisi gruplari, alinan teknik ve idari tedbirler, yeterli önlemler, yurtdisina veri aktarimi ve saklama sürelerinin örtüsmedigi, bu konuda ciddi yanlisliklar ve mevzuata aykiriliklar oldugunun görüldügünün,
• VERBIS’e beyan edilen bilgilerin dogru ve güncel olmasi gerektiginin, bu bilgilerden ilgili veri sorumlusunun sorumlu oldugunun,
• Sicile kayitla yükümlü olan veri sorumlularinin Veri Sorumlulari Sicili Hakkinda Yönetmelik geregi kisisel veri isleme envanteri hazirlamak zorunda oldugunun ve VERBIS’e girilen bilgilerin bu envantere dayali olarak hazirlanmasi gerektiginin,
• Veri sorumlularinin VERBIS’e kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirirken öncelikle kisisel veri islenmekte olan tüm süreçleri içerecek sekilde kisisel veri isleme envanteri hazirlamasi ve VERBIS’e bildirim yapilirken gelisigüzel degil mutlaka söz konusu envanter baz alinarak giris yapilmasi gerektiginin,
• Sicilde kayitli bilgilerde degisiklik olmasi halinde meydana gelen degisiklikleri, degisikligin meydana geldigi tarihten itibaren yedi gün içerisinde VERBIS üzerinden Kuruma bildirilmesi gerektiginin

tüm veri sorumlularina hatirlatilmasina,

b) Yukarida yer verilen açiklamalar dogrultusunda kisisel veri isleme envanteri hazirlamadan gelisigüzel VERBIS’e kayit ve bildirim gerçeklestiren veri sorumlulari ile envanter hazirlama süreçlerini tamamlayamadigi için süresinde kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getiremeyecek olan veri sorumlulari dikkate alinarak, VERBIS’e girilmis olan bilgilerde herhangi bir hata veya Kanuna aykirilik varsa bu durumun bir an önce düzeltilmesi için gerekli çalismalarin yapilabilmesini teminen 6698 sayili Kanunun Geçici 1 inci maddesi geregi;

• Yillik çalisan sayisi 50’den çok veya yillik mali bilanço toplami 25 milyon TL’den çok olan gerçek ve tüzel kisi veri sorumlularina Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
• Yurtdisinda yerlesik gerçek ve tüzel kisi sorumlularina Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.06.2020 tarihine,
• Yillik çalisan sayisi 50’den az ve yillik mali bilanço toplami 25 milyon TL’den az olup ana faaliyet konusu özel nitelikli kisisel veri isleme olan gerçek veya tüzel kisi sorumlularina Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 30.09.2020 tarihine,
• Kamu kurum ve kurulusu veri sorumlularina Sicile kayit ve bildirim yükümlülügünü yerine getirmeleri için verilen sürenin 31.12.2020 tarihine,

kadar uzatilmasina,

c) Bu kararin Kurum internet sayfasinda duyurulmasi ve Resmî Gazete’de yayimlanmasina

karar verilmistir.